Eventorganisation

En genomtänkt och etablerad organisation är det bästa fundamentet för ett lyckat event. Det effektiviserar arbetet, ger möjlighet att identifiera svaga punkter, minska stress och arbetsbelastning och i slutändan säkra att arrangemanget blir så bra som möjligt. Då organisationen för eventet sätts samman så struktureras arbetet i arrangemanget.

Hur organisationen ska se ut beror på storleken av arrangemang, plats, övriga resurser t.ex. från uthyrare av lokal och säkerhetsaspekter.

För att etablera en organisation som passar för det specifika arrangemanget kan en utgå ifrån nedanstående frågor och svaren på dem.

1. 1) Vad består arrangemanget av? Vilka delar innehåller det och hur ska det se ut? Tydliggör i grova drag det som ska ske och därmed göras i arrangemanget. Här används med fördel målbilder och målstyrning användas.
2. 2) Vilka olika ansvarsområden finns det i arrangemanget? Tydliggör dessa och konkretisera vilket ansvar, inklusive uppgifter, som hör samman med respektive område.
3. 3) Finns det delar av arrangemanget som hör ihop naturligt? Om det finns kan de samlas under ett ansvarsområde, t.ex. publikservice.

När ansvarsområden är identifierade och alla delar av arrangemanget kartlagt så har en bild över vilka resurser som krävs tecknats. Det är att rekommendera att utse en ansvarig för respektive ansvarsområde och därefter bygga på med så stor styrka övriga medarbetare som det krävs för respektive ansvarsområde. Beroende på hur stort arrangemanget är kan organisationen behöva poster som 12 har som sin huvuduppgift att ha överblick över flera ansvarsområden, och arbeta med koordinering av dessa.

Oavsett storlek på organisation så är det viktigt att det tydligt kommuniceras vem som har ansvar för vad till såväl medarbetare, samarbetspartners som artister.

För att få inspiration till hur din organisation kan se ut kan du kontakta andra arrangörer av samma storlek och be om råd.